個舊市凱盟工貿有限責任公司申訴機制

1 目的

公司應建立行業性的申訴機制，作為風險的早期警報系統。確保公司原料采購符合《負責任礦物審驗流程》要求，認真履行企業社會責任，建立規范、科學、有效的申訴機制，允許任何相關方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮并得到妥善處理。

2 依據

《負責任礦物審驗流程錫和鉭的審驗標準》、《負責任礦物供應鏈管理體系》、《供應鏈政策》。

3 適用范圍

本程序適用于本公司的相關方及本公司涉及負責任礦物采購相關工作的部門及人員 。

4 管理機構及職責

公司供應鏈管理工作組負責申訴工作的處理。

5 工作程序

1)        申訴信息的收集

l   公司設立聯系/申訴電子郵箱，電子郵箱地址：1553724507@qq.com, 電子郵箱地址在公司對外公布供應鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關的詢問和申訴。

l   工作中接收到的相關方關于負責任礦物供應鏈的與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮方面的信息。

2)        申訴的內容

相關方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內容：

l   包含申訴方的名稱和聯系信息，并由申訴方的法定代表人簽字（公司接受實名申訴同時也接受匿名申訴）；

l   具體說明向何種事項提起申訴及理由；

l   附相關書面證據；

l   具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；

l   申訴溝通語言采用中文。

3)        申訴信息的分類

公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

a           一般信息：相關方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調查問卷等。

b          特殊或重要申訴信息：

l   管理不符合RMAP要求的信息；

l   對公司的礦物采購涉及公司識別的高風險區域的信息；

l   對公司的礦物采購不符合公司的供應鏈政策的信息。

c           不予受理信息：

l   瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或疑似為獲得競爭優勢而產生的投訴。

l   沒有令人信服的客觀證據支持的投訴。

4)        申訴的處理

由供應鏈管理工作組在收到申訴后 5個工作日內確認收到申訴，在基于申訴是否符合的基礎上確認接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕，應向申訴方提供書面解釋，并記錄在申訴登記冊中。不得采取進一步行動。

對特殊重要申訴信息由供應鏈管理工作組在決定受理后10工作日內對上訴或投訴進行調查、審查和裁決。工作組應盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數情況下可能需要額外的時間。工作組應采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以做出合理決定。這類措施的例子包括:

l   咨詢專家

l   請求申訴方或其他人提供更多信息

申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。工作組應協商一致決定是否中止申訴程序。

申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應包含：

l   申訴決定

l   申訴決定是如何以及何時做出的

l   任何新的建議

5)        申訴的記錄

供應鏈管理工作組應將收到的申訴記錄在《供應鏈申訴應對表》中，包括以下內容:

l   何人何時提交申訴；

l   申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；

l   接受或拒絕決定；

l   申訴機制不應對投訴者進行報復，公司有義務對投拆人信息保密。